采購管理制度

《采購管理制度》由會員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《采購管理制度（9頁珍藏版）》請在裝配圖網(wǎng)上搜索。

1、采購管理制度 第一章 總則 第一條 為規(guī)范采購管理，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，滿足營銷需要，降低采購成 本，保持購銷平衡，依據(jù)《藥品管理法》、《合同法》和《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》、 《藥品流通監(jiān)督管理辦法》 等法律法規(guī)， 結(jié)合甘肅蘭藥藥業(yè)有限公司 （以下簡稱 “公司” ） 實際情況，特制定本制度。 第二條 本制度旨在對公司原料、包材、中間體等采購實施全過程控制，適用于公司采 購部門和與采購業(yè)務相關(guān)的其他部門。 第二章 基本原則 第三條 明確責權(quán)原則。采購工作在董事長、總裁或總經(jīng)理統(tǒng)一領導下，由主管副總裁 或副總經(jīng)理全面負責并直接領導。 采購工作的主管部門是采購供應部門，實

2、行采購部門 經(jīng)理負責制并直接對公司主管副總負責，組織采購部全體人員， 按照采購管理權(quán)限和藥 品品種分工共同完成采購任務。 第四條 擇優(yōu)擇廉原則。 堅持質(zhì)量第一的采購方針，不得從資質(zhì)不合格的供應廠商采購。 在經(jīng)濟效益和產(chǎn)品質(zhì)量的天平上，永遠向產(chǎn)品質(zhì)量一邊傾斜。在同等質(zhì)量的前提下，權(quán) 衡產(chǎn)品的品牌效應和市場需求，體現(xiàn)效益優(yōu)先的采購思想。 第五條 保障供應原則。確立采購為一線營銷服務、對供應廠商負責的理念，把提高采 購效率、及時按需采購、保障供應但不積壓、采購價格合理作為體現(xiàn)采購服務質(zhì)量的考 核依據(jù)。 第六條 責任追究原則。按采購管理權(quán)限，分別追究采購團隊成員人為因素造成的生產(chǎn)

3、斷檔、積壓、存量原料過期失效損失的責任，對采購的直接操作人員和上一層級的負責 人給予相應行政或經(jīng)濟處罰； 同時，對完成采購任務出色的人員給予相應精神或物質(zhì)獎 勵。 第三章 操作程序 第七條 原料及包材、中間體等采購分六步程序?qū)嵤? 一、編制采購計劃。依據(jù)銷售部門提供的下一年度的預計銷售計劃，結(jié)合庫存情況 編制年度生產(chǎn)計劃，并根據(jù)生產(chǎn)計劃分解原料、包材、中間體等采購計劃，簽訂年度采 購協(xié)議；采購計劃包括：年計劃、定期計劃、臨時追加計劃、計劃調(diào)整等。 二、簽定采購協(xié)議、合同。全部擬采購的物料均要簽定采購合同。采購合同包括： 年度經(jīng)銷協(xié)議下的階段購銷合同、定期采購合同和臨時電話要貨

4、的購進合同等。 三、上級審批確認。按照采購層級授權(quán)的權(quán)限，由采購人員按照公司合理庫存規(guī)定 及采購協(xié)議，擬定采購合同交由上一層級領導審批、簽字后有效。 四、監(jiān)控合同執(zhí)行。采購責任人對已經(jīng)簽定的采購合同的執(zhí)行情況、到貨質(zhì)量、價 格調(diào)整、 營銷變化、 市場競爭動態(tài)、有效期限、退貨原因、存貨數(shù)量、付款時間等情況， 實施全程調(diào)節(jié)和監(jiān)控。 五、合理承付貨款。采購、付款人員每個月末前 3 個工作日做出下一月度的付款預 算，根據(jù)預算對所管轄品種提出付款申請，分別交由上一級領導審核、簽字同意并報主 管副總裁或副總經(jīng)理審批、簽字。符合付款程序并辦審批手續(xù)后，付款申請方可有效。 六、評價采購效果。

5、采購部門按照采購管理權(quán)限和品種分工，在每一個季度末對上 一個季度采購工作效率、保障供應情況、庫存結(jié)構(gòu)分析、采購價格成本進行量化評價， 并提交簡潔的評價報告。 第八條 各層級的采購相關(guān)人員，按品種分工對采購的計劃、合同、審核、監(jiān)控、付款、 評價實施全程負責。 第四章 編制計劃 第九條 采購計劃依照采購品種管理權(quán)限的規(guī)定，由公司主管副總裁或副總經(jīng)理、采購 部門正副經(jīng)理和采購員負責編制，但采購員必須由企業(yè)法定代表人授權(quán)，只有被授權(quán)的 采購員才有權(quán)在授權(quán)范圍內(nèi)從事采購工作和制定采購計劃。 第十條 制定采購計劃原則是：按照管理權(quán)限，依據(jù)銷售需求，堅持以銷定進，力求購 銷平衡。 第十

6、一條 采購部門每季度根據(jù)實際市場銷售情況，調(diào)整下一季度進貨采購計劃。經(jīng)公 司主管總裁或經(jīng)理批準、并征詢質(zhì)量監(jiān)督管理部門意見后，由采購人員具體執(zhí)行。與此 同時，進貨部門和生產(chǎn)、銷售部門定期或不定期召開會議溝通信息，并針對存在問題調(diào) 整購進計劃。 第十二條 采購員為避免物料積壓或斷檔，對自己所管轄品種每季根據(jù)實際庫存消耗 制定進貨采購計劃，并落實庫存上、下限制度，每月按庫存實際消耗做追加或削減的調(diào) 整計劃，保證物料既不斷檔又不積壓。此外，定期與生產(chǎn)呢、銷售溝通物料在使用中的 信息和存在的問題，并及時調(diào)整購進計劃。 第十三條 采購計劃的主要內(nèi)容有：物料名稱、規(guī)格、采購價格、期初庫存、

7、生產(chǎn)計劃、 購進計劃、預計經(jīng)費、供應廠商等項目。 第十四條 采購人員在編制采購計劃時，充分考慮所管轄物料儲存、運輸條件及采購途 徑的不同，提出不同對策，以免影響采購計劃的落實。 第五章 簽訂合同 第十五條 物料購進合同的簽訂，必須遵守國家法律法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的 原則。 其中簽訂購銷合同必須取得企業(yè)法定代表人授權(quán)的授權(quán)委托書， 并根據(jù)授權(quán)范圍 以被授權(quán)人的名義簽訂。 第十六條 簽訂購進合同時，必須選擇合法的供貨單位，做到“貨比三家”，嚴格執(zhí)行 符合藥品質(zhì)量要求的進貨程序，堅持從產(chǎn)品質(zhì)量信譽好、具有法定資格和通過 GMP/GSP 認證的廠商 /供應商進貨，以保證購進

8、原料、包材、中間體等商品質(zhì)量。 第十七條 簽訂進貨合同嚴格執(zhí)行首次進貨客戶審批制度。 在首次與生產(chǎn)廠家 發(fā)生業(yè)務 聯(lián)系前， 對首次進貨單位進行資格和質(zhì)量保證能力的核實，如發(fā)生采購行為還需將加蓋 供貨單位紅色公章的“一證一照”留檔存查；對擬采購的物料，首先必須具有合法的批 準文號， 其次應了解供貨單位的質(zhì)量保證能力和履行合同能力。 確定資格后須填報首次 物料采購審批表，由采購部門提出申請，經(jīng)公司質(zhì)量監(jiān)督管理部門同意，由主管總裁、 經(jīng)理批準，方可與對方簽訂合同。 第十八條 首次購進客戶采購合同的簽定必須具備以下資料： 1 ）原料藥購進：藥品生 產(chǎn)許可證正本、副本及變更記錄、營業(yè)執(zhí)照

9、副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證過、法 人委托書、質(zhì)保協(xié)議、 GMP 證書 /GSP 證書、原料注冊證、省級藥檢報告、樣品、樣品 同批號廠檢報告； 2 ）內(nèi)包材購進：營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證過、 法人委托書、質(zhì)保協(xié)議、樣品、樣品同批號廠檢報告、印刷品許可證、二類包材注冊許 可證 ； 3 ）其他包材購進：營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證過、法人委托 書、質(zhì)保協(xié)議、樣品、印刷品許可證。 以上資料報質(zhì)量監(jiān)督部門審核同意， 并經(jīng)采購部門經(jīng)理審批、 簽字， 作為簽定合 同 的依據(jù)和條件。 第十九條 簽訂進貨合同應有質(zhì)量條款。合同應注明該物料出廠的法定質(zhì)量標準，并提

10、 供產(chǎn)品合格證、 注冊證等有關(guān)材料。 根據(jù)需要， 還可注明物料的廠方負責期、 生產(chǎn)日期、 有效期、包裝標志、包裝要求等內(nèi)容。 第二十條 對于需要預付款的物料采購，須簽訂采購合同，合同雙方簽字蓋章、存檔方 可生效；任何電子掃描合同將視為無效合同。采購人員要督促已付款的商品、票據(jù)及時 到帳。 第二十一條 采購員簽定采購合同，須由專人向公司聘請的律師或公司負責法務工作領 導審核、獲得律師同意函后方可簽署，并由專人進行掃描歸檔。 第二十二條 采購合同的簽約， 必須按照采購審批權(quán)限和品種分工 ，由采購人員和上級 主管共同簽字并加蓋采購專用印章后方可生效。 第二十三條 采購部門設專人管

11、理采購合同， 掃描后按照時間、 供應商等分類整 理合同 并歸檔。 第六章 監(jiān)控執(zhí)行 第二十四條 對已經(jīng)簽定的物料采購合同， 采購人員須跟進掌握和調(diào)控合同的履約效果， 與供應廠商保持不間斷的聯(lián)系，督促其按質(zhì)、按時、按價、按量發(fā)貨。 第二十五條 采購人員對臨時調(diào)劑的急需物料，可先行電話要貨。事后采購人員補辦采 購合同，并立即通知質(zhì)量驗收部門驗收，盡快使物料投入生產(chǎn)銷售。 第二十六條 采購人員負責對分管的品種進行數(shù)據(jù)維護，主要內(nèi)容包括：物料編碼、商 品通用名、規(guī)格、單位、采購價格、合同數(shù)量、生產(chǎn)單位、供貨單位、到貨在途時間、 有效期、是否 GMP 認證、付款數(shù)量、付款金額、付款時間等

12、項目。 第二十七條 采購物料到貨后的退換貨按以下辦法處理： 一、 按合同購進的物料到貨入庫前，在檢驗中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格或者其他不符合采購 合同約定條款的問題， 采購人員在接到質(zhì)檢通知的兩小時內(nèi)完成與供應廠商的聯(lián)系，通 知退貨，并做好查詢記錄。 二、所有退貨，應直接退回給原供應商。 三、 物料購進后由于市場或者銷售等因素發(fā)生藥品滯銷， 有效期限不足半年等原因 需要退換貨時，采購人員應積極主動地與供應商聯(lián)系；經(jīng)協(xié)商同意退換時，被換的物料 按退貨處理，換回的物料按重新采購的程序辦理。 第二十八條 采購部門所有用章：如合同章、發(fā)票收訖章、退換貨專用章等要有專人管 理。按照公司用章申請

13、審批流程申請使用，任何人不得違規(guī)操作使用。 第七章 進價調(diào)整 第二十九條 進貨價格是指本公司從供貨方進貨的物料價格 , 其管理的基本內(nèi)容如下： 1、 首次合作供應商進價。首次合作供應商進價是指本公司第一次合作供應商的進 價。該進價是在各項資料齊全、保證質(zhì)量的前提下，由采購員與供貨方協(xié)商擬定，報采 購部門經(jīng)理批準后備案。 2、 調(diào)價物料的進價調(diào)整。采購員每季度需對負責范圍內(nèi)的物料采購品種進行一次 價格調(diào)研，及時調(diào)整公司采購價格，市場價格水品下跌時及時調(diào)整公司物料采購價格， 保證公司采購價格處于行業(yè)較低水平。 第八章 承付貨款 第三十條 采購付款流程。采購員每月根據(jù)業(yè)務需要和應

14、付款狀況提出付款計劃匯總 一向財務部門提出付款資金使用計劃-財務部門根據(jù)資金情況核定當月用款額度一經(jīng) 采購部門經(jīng)理核準-財務部根據(jù)付款計劃將增值稅發(fā)票與進貨驗收單相匹配、 審核并沖 減退貨款等一付款申請審批程序：有采購員簽字的付款申請批條交財務審核后由采購部 門經(jīng)理審批一主管副總裁或副總經(jīng)理審批一財務部門核實付款并進行賬務處理。 第三十一條 公司付款方式有預付款、現(xiàn)款現(xiàn)貨、賒銷付款等，所有付款方式方式優(yōu)先 考慮銀行承兌支付。 一、預付款、現(xiàn)款現(xiàn)貨：優(yōu)先向下述廠商傾斜：有年協(xié)議的供應廠商，有付款時 間要求和年終返利的廠商，有獨家品種的廠商，愛狗品種多、采購額達一定規(guī)模的廠商 及

15、名優(yōu)大廠。遇有資金緊張時，優(yōu)先保證上述廠商的利益，通過資金杠桿作用吸引更多 的廠商加盟與合作。 二、賒銷付款。付款本著用后付款及壓批付款的原則做好付款計劃，并協(xié)調(diào)好與供 應商的合作關(guān)系。 為減少企業(yè)資金占壓和過多增加倉庫容量，凡享有按回款時間返利的 品種，本著勤進快銷原則，不超過 1.5 個月庫存周轉(zhuǎn)進行貨源采購，并根據(jù)市場情況及 季節(jié)等因素調(diào)整。壓批付款的品種，則可適當增大進貨量。 第三十二條 付款特殊審批程序：有年協(xié)議的品種，若為完成協(xié)議量需壓貨或提前超量 付款或需預付款時，可啟動特殊審批程序。即由采購員根據(jù)協(xié)議或合同提出申請，說明 情況， 經(jīng)采購部門經(jīng)理同意并報公司主管副

16、總裁或副總經(jīng)理，預付款需由法定代表人授 權(quán)的責任人簽字批準后，方可進入付款流程。 第三十三條 付款審核手續(xù)。付款根據(jù)協(xié)議、合同及采購員的付款計劃，認真核對采購 付款的送貨方、發(fā)票及付款單位須一致。以合同約定的付款方式嚴格審核，對所結(jié)算品 種的品名、規(guī)格、數(shù)量、結(jié)算單價仔細審查核實，對退貨、破損在認真與供貨商對帳確 認后補貨或沖抵應付款。解決完有關(guān)事項后，方可付款。預付款時需核對采購合同，在 第一筆預付款商品及發(fā)票未到的情況下，不得做第二筆預付款。 任何人不得對未付款進 行核銷。 第三十四條 增值稅發(fā)票和返利。在增值稅發(fā)票與財務部門傳遞過程中，嚴格執(zhí)行轉(zhuǎn)票 登記簽收手續(xù)，防止發(fā)票

17、丟失。 第九章 協(xié)同督導 第三十五條 公司采購職能線應督導各利潤中心采購部門加強和積極維護與各子公司銷 售部門、 物流中心及其他相關(guān)部門的溝通交流，定期不定期地與相關(guān)職能部室召開物料 采購管理信息交流會，實現(xiàn)采購信息共享，建立相互協(xié)作的工作關(guān)系，共同研究解決采 購中遇到的問題。 第三十六條 加強對各利潤中心物料采購管理工作的檢查監(jiān)督，對采購合同的履行情況 進行跟蹤。 各利潤中心要建立物料庫存情況月報制度， 由采購職能線專人負責匯總上報、 掌握各利潤中心物料庫存動態(tài)信息，并對各利潤中心物料購進、庫存、退貨等情況進行 數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，及時提出改進意見和建議。 第三十七條 組織和指

18、導各利潤中心貫徹落實公司物料采購方針和操作策略，重點加強 對各利潤中心采購工作的宏觀指導、政策咨詢和業(yè)務培訓，總結(jié)推廣采購工作經(jīng)驗，協(xié) 助各利潤中心研究解決物料采購中的新情況、新問題。 第十章 評價效果 第三十八條 公司采購職能線按照公司對各下屬單位采購工作的要求，每季度末的第五 個工作日完成對上季度藥品采購效果的書面評價。 采購效果評價要有數(shù)據(jù)， 盡可能量化， 報告力求簡潔、具體，將評價結(jié)果提交各利潤中心總經(jīng)理，作為考核各部門物料采購工 作績效的一項重要依據(jù)。 一、遵守國家相關(guān)法律法規(guī)。 二、遵守公司的制度規(guī)定、辦事程序。 三、恪盡職守，勤奮工作，高質(zhì)量地完成工作任務。

19、 四、上班時應保持良好的精神狀態(tài)，認真接受領導的指示和命令，對別人的提醒、 忠告和批評應虛心接受。 五、積極主動地鉆研業(yè)務，提高工作技能。 六、愛惜并節(jié)約使用公司的一切財產(chǎn)物資。 七、主動學習業(yè)務知識與技能，提高自身的工作能力。 8、 所有員工都有義務保守公司的各種經(jīng)營管理信息；機密文件和資料不得擅自復 印，未經(jīng)特許不得帶出公司。 9、 采購人員須憑相關(guān)領導審批的采購單，按公司規(guī)定批準權(quán)限和相關(guān)程序?qū)嵤┎? 購。 十、 采購人員應按采購單保質(zhì)保量地完成采購工作，收貨時要按企業(yè)有關(guān)規(guī)定進行 驗收。 十一、不準弄虛作假，偽填或涂改發(fā)票。 十二、不準出現(xiàn)向供應商索取或接受其回扣

20、、傭金等公司禁止的行為。 十三、采購人員須維護公司形象，保守商業(yè)秘密。 第三十九條 采購人員有下列行為應給予處罰： 一、從無“一證、一照”單位采購原料或采購進假藥、劣藥的； 二、由于工作失誤造成協(xié)議品種發(fā)生斷貨的； 三、編制的采購計劃或者簽訂的采購合同出現(xiàn)嚴重錯誤并造成損失的； 四、由于工作不認真導致采購有關(guān)的資料數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤，直接造成損失的； 五、收到的稅票保管不當，丟失并造成損失的； 六、故意刁難客戶、服務意識差，客戶反映強烈不滿的； 七、營私舞弊、私自收取供應商錢財?shù)模? 八、對各公司或其他業(yè)務部門提出的需求推諉扯皮、不負責任造成損失的。 第十一章 附則 第四十條 本制度由公司采購部門負責解釋和修訂。 第四十一條 各利潤中心可參照本制度制定本利潤中心物料采購管理實施細則。 第四十二條 本制度自下發(fā)之日起生效。 ［此文檔可自行編輯修改，如有侵權(quán)請告知刪除，感謝您的支持，我們會努力把內(nèi)容做得更 好］ 最新可編輯 word 文檔