某公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法

第一章 總則 第一條 為加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理工作，提升會(huì)計(jì)檔案管理水平，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，根據(jù)《中國(guó)“公司名稱”股份有限公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和檔案相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。 第二條 會(huì)計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保公司檔案的完整與安全。 第三條 本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)的電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。 第四條 建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。 第五條 本辦法適用于公司及所屬全資子公司、控股公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。 第二章 會(huì)計(jì)檔案的收集、整理 第六條 會(huì)計(jì)檔案工作應(yīng)納入財(cái)務(wù)部門職責(zé)及財(cái)務(wù)人員崗位責(zé)任制，明確會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、移交歸檔等責(zé)任，并建立相應(yīng)的考核措施，確保會(huì)計(jì)檔案齊全、完整和安全。 第七條 財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。 第八條 歸檔范圍 會(huì)計(jì)資料的歸檔范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分。（具體詳見附件1會(huì)計(jì)檔案歸檔內(nèi)容及保管期限表） （一）會(huì)計(jì)憑證 包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記帳憑證、銀行存款（借款）對(duì)帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。 （二）會(huì)計(jì)賬簿 包括按科目設(shè)置的總分類帳、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳以及輔助簿等。 （三）會(huì)計(jì)報(bào)表 包括有主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)，月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表、年度會(huì)計(jì)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說明書等 （四）其他會(huì)計(jì)核算資料 包括經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀冊(cè)等。 第九條 裝訂要求 （一）會(huì)計(jì)憑證的裝訂。一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔； （二）會(huì)計(jì)帳簿的裝訂。各種會(huì)計(jì)帳簿年度結(jié)帳后，應(yīng)按時(shí)整理立卷； （三）會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂。會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后，留存的報(bào)表按月裝訂成冊(cè)謹(jǐn)防丟失； （四）會(huì)計(jì)資料裝訂前，應(yīng)當(dāng)剔除易生銹、易氧化的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針等），對(duì)大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；要求整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁、不倒置，便于翻閱，裝訂尺寸為A4（210x297）。 （五）裝訂前要檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因并在“卷內(nèi)備考表”（附件6）中注明。 （六）會(huì)計(jì)資料用“三針引線法”裝訂，裝訂資料應(yīng)使用棉線，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮里面，裝訂時(shí)盡可能縮小所占位置，使記賬憑證及附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱； （七）憑證外要加封面，封面要用上好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證； （八）裝訂憑證厚度一般1.5厘米為宜，最多不超過5厘米。 第十條 整理歸檔 （一）歸檔前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)檢查附件是否漏缺，是否賬物相符；憑證后所附單據(jù)要標(biāo)注頁碼，便于核對(duì)；記賬憑證上有關(guān)人員（如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章是否齊全； （二）歸檔單位須在帳簿使用日期欄填寫移交日期； （三）會(huì)計(jì)資料歸檔單位應(yīng)填寫“會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)”（附件2、附件3）、“會(huì)計(jì)資料移交清冊(cè)”（附件4、附件5），一式兩份，交接人員雙方按移交清冊(cè)和交接清單項(xiàng)目核查無誤后簽章。歸檔同時(shí)應(yīng)發(fā)送一份電子保管清冊(cè)和移交清冊(cè)給檔案管理人員； （四）會(huì)計(jì)資料封面、檔案盒、目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、會(huì)計(jì)檔案移交清單的項(xiàng)目設(shè)置、規(guī)格、質(zhì)量及填寫應(yīng)當(dāng)符合要求。見DA/T39-2008《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》。 第十一條 歸檔時(shí)間 （一） 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由財(cái)務(wù)部門臨時(shí)保管一年，再向檔案館移交。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案館同意。 （二） 財(cái)務(wù)部門臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。 第十二條 財(cái)務(wù)部門向檔案館移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，其案卷質(zhì)量、手續(xù)必須符合要求，如達(dá)不到要求，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在檔案管理人員指導(dǎo)下重新整理，合格后再向檔案館移交。 第十三條 會(huì)計(jì)資料封面、卷內(nèi)備考表、會(huì)計(jì)檔案保管目錄及會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等項(xiàng)目的填寫應(yīng)符合要求。 第十四條 歸檔手續(xù) （一） 財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，一式兩份，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容、會(huì)計(jì)處理號(hào)、卷號(hào)、保管期限、冊(cè)數(shù)等內(nèi)容。 （二）交接雙方按會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)無誤后簽字蓋章，辦理移交手續(xù)。交接雙方各留一份保存。 （三）移交歸檔時(shí)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)應(yīng)一并交接。 第十五條 檔案館在接收會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)，應(yīng)按規(guī)定檢查案卷質(zhì)量，對(duì)不符合歸檔要求的會(huì)計(jì)檔案。有權(quán)拒絕接收。 第十六條 檔案管理人員接收會(huì)計(jì)檔案歸檔后，進(jìn)行系統(tǒng)、分類整理，按照憑證、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等分類、排列、編號(hào)。 第十七條 會(huì)計(jì)檔案整理完畢后，檔案管理人員填寫備考表，完成檔案管理填寫部分，并在檔案盒脊背上蓋章做出標(biāo)識(shí)，便于會(huì)計(jì)檔案的利用。 第三章 會(huì)計(jì)檔案的保管和利用 第十八條 對(duì)保管的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管，排列系統(tǒng)，存放有序，查找方便。 第十九條 會(huì)計(jì)檔案庫房應(yīng)做好防火、防盜、防光、防潮濕、防有害生物、防高溫、防蟲鼠等安全防護(hù)工作。 第二十條 建立健全會(huì)計(jì)檔案查、借閱登記制度。 第二十一條 會(huì)計(jì)檔案除本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門有權(quán)查閱外，其它部門或外單位查閱要填寫“檔案查借閱申請(qǐng)表”，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理登記手續(xù)方可查閱。 第二十二條 會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借出，并限期歸還。 第二十三條 會(huì)計(jì)檔案利用后，利用者應(yīng)填寫“檔案利用價(jià)值（效益）信息反饋單”，并由單位負(fù)責(zé)人簽字。 第四章 會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀 第二十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限為30年、10年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。 第二十五條 應(yīng)組成鑒定小組（或鑒定委員會(huì)），對(duì)期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案館牽頭，組織會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門共同進(jìn)行，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 第二十六條 經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿但無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，由檔案館與財(cái)務(wù)部門共同組織銷毀。 （一）企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)，檔案負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人，會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人，須在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。 （二）檔案館與會(huì)計(jì)部門共同派員監(jiān)銷。銷毀前，監(jiān)銷人員應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀目錄所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名，并將監(jiān)銷情況書面報(bào)告本部門領(lǐng)導(dǎo)。 （三）保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。 單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。